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而对于字段较多的,比如有些公司客户非常多

简介: 而对于字段较多的,比如有些公司客户非常多,那么“客户”这个字段,就可以整合在【属性表】里。

为什么有些人做的报表清楚且美观,效率非常快。

我们要明白,Excel的工作步骤是:数据录入或者导入→数据处理→数据分析。

因此,在我看来,Excel报表常常设计的规范模式是2+X的形式,即1细表(数据源),1张属性表,多张汇总表。

一、确定目标报表中国有句古语叫“有的放矢”,比喻说话或做事有明确的目的,有针对性。

那么做报表也一样,要和报表使用者充分沟通好,需要哪些内容以及对报表的格式有什么要求。

当然在这个过程中,我们也不能一味地只是听,在对方说完后,我们要适当提出一些自己的建议,以免对方一时没有考虑周全,过后花费更多时间去修改报表。

1.报表的内容报表的内容涉及到哪些项目数据,这个是核心的内容。

比如领导需要销售报表,关注最多的肯定是销售金额,销售量,销售的产品,客户等等数据。

2.报表的格式一般在设计报表的时候,我都先和对方说,格式我先来设计,需要调整再和我沟通。

我也遇见过这样的领导,他会事先把格式用铅笔画出来,让我去设计。

那么这样子就更好了,说明他有经过长时间的考虑。

二、建立数据源数据源就是我们常说的明细表,经常使用Excel数据做报表的朋友们都知道,做报表大部分时间不是花费在数据分析上,而是浪费在数据整理上。

对于手工录入的表格常常存在以下缺陷:1.存在标题明细表是数据源,是自己看的数据,没有必要去添加标题,更严重的是很多人习惯于在添加标题的同时去合并单元格。

这个在后面引用表格里面的内容时,会造成很大的不便。

2.字段不规范①如上表第一列"日期"字段不规范,否则软件会自动修正为【日期格式】,同时单元格里面的内容会自动右对齐。

上述第一列左对齐的都是不规范的日期格式,被Excel软件认为是文本格式。

正确输入日期格式,只要掌握一点,数字中间的连接符要就用“/”,或者用“-”,但是千万别用“.”。

②其他文本类型字段不规范,有些人在输入一些专门的字段时,如上表第二列,有时候输入“南京”,有时输成"南京市",其实是同一个字段。

但是计算机是不会自动识别的,除非你设置公式的时候,为了以防万一,把“南京”,“南京市”,“江苏省会”,“金陵”,“健康”,"建邺”等都考虑进去。

3.合并单元格合并单元格,会造成公式引用不便,尤其是引用某一列的时候,就会默认引用到整张表。

4.有合计行不建议用合计行,合计是汇总表该做的事情,而不是明细表该做的。

三、认识字段属性字段的属性很重要,学会利用字段的属性,可以变被动为主动,降低出错的概率。

比如对于上述字段不规范的问题,如果城市名称只有“南京”、“合肥”、“广州”和“厦门”。

你输入的数字不是11个就不能保存,这种方法虽然不能够完全避免录入人录错,但是可以降低错误率。

因此,对于字段属性较少的,可以直接输入在【数据验证】→【数据有效性】里。

而对于字段较多的,比如有些公司客户非常多,那么“客户”这个字段,就可以整合在【属性表】里。

把这些属性单独建立一张工作表,那么就是客户信息表,对于我们日后的统计汇总非常方便。

数据分析的基础是分类汇总的内容,从单个明细表我们看不到整体。

2.填充函数公式我更喜欢用函数公式的方法,把报表给做出来。

这样的做法可以一劳永逸,主要需要使用的函数是SUMIFS函数,IF公式等。

五、小编总结报表的制作无非就是,一方面减少手工输入,这样子能够降低错误。

二是要有效率,汇总报表要能够自动生成,这个也要求我们在设计报表的时候要考虑全面点。


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